Oleh: Jumadi Tuasikal
A. Konsep
Organisasi
Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon alat)
adalah suatu kelompok orang
dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Dalam ilmu-ilmu sosial,
organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi,
dan manajemen. Kajian
mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational
studies), perilaku
organisasi (organizational behaviour), atau analisis
organisasi (organization analysis).
Terdapat
beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu
sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan
sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara
rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali,
dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin,metode, lingkungan),
sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan
efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut
para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
v Stoner
mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui
mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
v James D. Mooney mengemukakan bahwa
organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan
bersama.
v Chester I. Bernard berpendapat bahwa
organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih.
v Stephen P. Robbins menyatakan bahwa
Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara
sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja
atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau
sekelompok tujuan.
Sebuah
organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti
penyatuan visi dan misi serta
tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut
terhadap masyarakat. Organisasi
yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh
masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan
sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga
menekan angka pengangguran.
B.
Hubungan Dan Kedudukan Organisasi
Administrasi, Dan Pengelolaan
Pelayanan
bimbingan dan konseling merupakan manajemen agar tercapai efisiensi dan
efektivitas serta tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu,
setidaknya ada 3 alasan mengapa Organisasi, Menegement, Administrasi BK
diperlukan termasuk dalam dunia pelayanan bimbingan dan konseling, yaitu
pertama, untuk mencapai fungsi bimbingan konseling. Kedua, untuk menjaga
keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan (apabila ada).
Manajemen diperlukan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan,
sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan apabila ada yang saling bertentangan dari
pihak-pihak tertentu Ketiga, untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.
Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar
atau merupakan perhitungan rasio antara keluaran (output) dengan masukan
(input). Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau
peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Ø Beberapa
Hubungan administrasi dan manajemen (pengelolaan) adalah :
1. Dalam penerapan
administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat
dibedakan.
2. Adminmistrasi bersifat
konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umumsecara menyeluruh sedangkan
manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk
mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat
administrasi.
3. Administrasi lebih luas
dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsur dan merupakan
inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifat operasional melainkan
mengatur tindakan-tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut
"bawahan" jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya.
Hubungan manajemen dengan administrasi dapat
dianggap sebagai suatu proses yang menggerakan kegiatan dalam administrasi itu
sehingga tujuan yang telah dibentuk benar-benar tercapai. Selain itu manajemen
merupakan suatu metode/teknik atau proses untuk mencapai suatu tujuan
tertentu secara sistematik dan efektif, melalui tindakan-tindakan perencanaan
(Planning), pengorganisasian (Organizing), pelaksanaan (Actuating) dan
pengawasan (Controlling) dengan menggunakan sumber daya yang ada secara
efisien. Sehingga dalam suatu administrasi juga dibutuhkan ilmu manajemen untuk
mengatur segala kegiatan administrasi.
C.
Personil
Personel
pelaksana pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah
1. Kepala
Sekolah
a)
Mengkoordinasikan segenap kegiatan yang
diprogramkan di sekolah, sehingga kegiatan pengajaran, pelatihan dan bimbingan
merupakan suatu kesatuan yang terpadu, harmonis dan dinamis
b)
Menyediakan prasarana, tenaga, sarana dan
berbagai kemudahan bagi terlaksananya pelayanan bimbingan yang efektif dan
efisien
c)
Melakukan pengawasan dan pembinaan
terhadap perencanaan dan pelaksanaan program, penilaian dan upaya tindak lanjut
pelayanan bimbingan
d)
Mempertanggungjawabkan pelaksanaan pelayanan
bimbingan di sekolah kepada Kanwil / Kandep yang menjadi atasannya
2. Wakil
Kepala Sekolah : Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam
melaksanakan tugas-tugas kepala sekolah termasuk pelaksanaan bimbingan dan
konseling
3. Koordinator
Bimbingan
a)
Memasyarakatkan pelayanan bimbingan kepada
segenap warga sekolah, orang tua siswa dan masyarakat
b)
Menyusun program bimbingan
c)
Melaksanakan program bimbingan
d)
Mengadministrasikan pelayanan bimbingan
e)
Menilai program dan pelaksanaan bimbingan
f)
Memberikan tindak lanjut terhadap hasil
perilaku bimbingan
4. Guru
Pembimbing / Konselor
a)
Memasyarakatkan pelayanan bimbingan
b)
Merencanakan program bimbingan
c)
Melaksanakan segenap layanan bimbingan
d)
Melaksanakan kegiatan pendukung bimbingan
e)
Menilai proses dan hasil pelayanan bimbingan
kegiatan pendukungnya
f)
Melaksanakan tindak lanjut berdasarkan hasil
penilaian
g)
Mengadministrasikan layanan dan kegiatan
pendukung bimbingan yang dilaksanakannya
h)
Mempertanggungjawabkan tugas dan kegiatan
dalam pelayanan bimbingan kepada koordinator bimbingan
5. Guru
Mata Pelajaran
a)
Membantu memasyarakatkan pelayanan bimbingan
kepada siswa
b)
Membantu guru pembimbing mengidentifikasi
siswa-siswa yang memerlukan layanan bimbingan
c)
Mengalihtangankan siswa yang memerlukan
layanan bimbingan kepada guru pembimbing
d)
Menerima siswa alih tangan dari pembimbing
e)
Membantu mengembangkan suasana kelas,
hubungan guru – siswa dan siswa–siswa yang menunjang pelaksanaan pelayanan
bimbingan
f)
Memberikan kesempatan dan kemudahan kepada
siswa yang memerlukan layanan bimbingan
g)
Berpartisipasi dalam kegiatan khusus
penanganan masalah siswa
h)
Membantu pengumpulan informasi yang
diperlukan dalam rangka penilaian bimbingan dan upaya tindak lanjutnya.
6. Wali
Kelas
a)
Membantu guru pembimbing melaksanakan
tugas-tugasnya di kelas yang menjadi tanggungjawab
b)
Membantu guru mata pelajaran/pelatih
melaksanakan peranannya dalam pelayanan bimbingan
c)
Membantu memberikan kesempatan dan kemudahan
bagi siswa untuk mengikuti/ menjalankan kegiatan bimbingan
D.
Tugas Pokok
Organisasi
harus dikelola agar keberadaannya dapat tumbuh, berkembang, berbuah; artinya
organisasi dapat menjalankan misinya untuk mencapai visi, tujuan dan
sasaran-sasarannya secara efektif dan efisien. Maka dari itu Manajemen
organisasi adalah rangkaian kegiatan merencanakan, menggerakkan atau
mengkoordinasi, dan mengawasi. Dengan menjalankan fungsi-fungsi
inilah pengelolaan/penataan organisasi dilakukan. Pengertian ini
menunjukkan penerapan manajemen pada organisasi atau perusahaan sebagai badan
usaha. Wujud dari kegiatan manajemen atau pengelolaan organisasi dengan fungsi
pokoknya yaitu :
1. Perencanaan
organisasi
2. Pengorganisasian
termasuk reorganisasi
3. Menggerakkan
atau mengkoordinasi orang-orang atau unit-unit kerja organisasi untuk
melaksanakan pekerjaan, fungsi atau tugas-tugas untuk mencapai tujuan
4. Melakukan
pengawasan terhadap unsur-unsur organisasi dalam menjalankan fungsinya untuk
menjamin kualitas proses pencapaian tujuan.
E.
Strktur Organisasi
Manajemen
bimbingan dan konseling di sekolah agar bisa berjalan seperti yang diharapakan
antara lain perlu dukungan oleh adanya organisasi yang jelas dan teratur.
Organisasi yang demikian itu secara tegas mengatur kedudukan, tugas dan
tanggung jawab para personil sekolah yang terlibat. Demikian pula, organisasi
tersebut tergambar dalam struktur atau pola organisasi yang bervariasi yang
tergantung pada keadaan dan karakteristik sekolah masing-masing. jika personil
sekolah siswanya berjumlah banyak dengan didukung oleh personil sekolah yang
memadai diperlukan sebuah pola organisasi bimbingan dan konseling yang lebih
kompleks.
Pola BK di sekolah adalah
sebagai berikut:
a)
Kandepdiknas, adalah personil yang bertugas melakukan pengawasan
dan pembinaan terhadap penyelenggaraan pelayanan BK di sekolah. Dalam hal ini
pengawas sebagaimana dimaksudkan dalam petunjuk pelaksanaan BK di sekolah.
b)
Kepala Sekolah ( bersama Wakasek) adalah penanggung jawab
pendidikan pada satuan pendidikan ( SLTP , SMA SMK) secara keseluruhan,
termasuk penanggung jawab dalam membuat kebijakan pelaksanaan pelayanan BK.
c)
Koordinator BK ( bersama konselor sekolah) adalah pelaksana
utama pelayanan BK
d)
Guru ( Mata pelajaran atau praktik), adalah pelaksana pengajaran
dan praktik / latihan
e)
Wali kelas, adalah guru yang ditugasi secara khusus untuk
mengurusi pembinaan dan adminstrasi ( seperti nilai rapor, kenaikan kelas,
kehadiran siswa) satu kelas tertentu.
f)
Siswa, adalah peserta didik yang menerima pelayanan
pengajaran, praktik / latihan, dan bimbingan di SLTP, SMA, dan SMK.
g)
Tata Usaha, adalah pembantu Kepala Sekolah dalam penyelenggaraan
administrasi dan ketatausahaan.
h)
Komite Sekolah, adalah organisasi yang terdiri dari unsur
sekolah, orang tua dan tokoh masyarakat, yang berperan membantu penyelenggaraan
satuan pendidikan yang bersangkutan.
Sifat
hubungan antara pola-pola di atas dapat diartikan variatif. Hubungan antara
unsur Kandepdiknas denagn Kepala Sekolah dan koordinator BK adalah hubungan
administratif. Hubungan antara Koordinator BK dengan Guru dan Wali Kelas adalah
hubungan kerja sama sekaligus koordinatif bila ditinjau dari garis administrasi
Kepala Sekolah ke bawah. Sedangkan hubungan Koordinator BK ( dan Guru
pembimbing / Konselor Sekolah), Guru Mata Pelajaran, Wali Kelas, dengan siswa
adalah hubungan layanan.
F.
Masalah dan Solusi
Dalam
pelaksanaan organisasi itu sendiri, terdapat beragam permasalahan yang terjadi
mulai dari posisi terendah sampai ke tingkat decision maker itu sendiri.
Permasalahan itu sendiri harus segera diselesaikan agar tidak terjadi
menjadi boomerang yang akan menghancurkan organisasi itu sendiri. Berikut ini
adalah ulasan mengenai permasalahan yang terjadi dalam organisasi dan solusi
dalam pemecahan masalahnya.
v Permasalahan Dalam
Koordinasi Antar Organisasi Baik Internal Maupun Eksternal
1)
Koordinasi dalam Program kerja
Permasalahan
ini bahkan terkadang muncul pada sebuah organisasi yang sudah mapan dan
memiliki pengalaman. jika tidak ada koordinasi antar anggota organisasi maka
sering kali menyebabkan kesalahpahaman, yang tentunya dapat menyebabkan
kacaunya terlaksanya sebuah program. Kekacauan tersebut dapat terjadi ketika
antar penanggung jawab tidak mengetahui batasan-batasan jobnya, yang seringkali
hanya dapat diperoleh melalui koordinasi antar penanggungjawab. Hal tersebut
akan menimbulkan terjadinya ketidakseimbangan dalam pelaksanaan tugas kerja
karena disaat ada anggota yang mengerjakan tugas, yang lain mengalami
kekosongan pekerjaan. Hal tersebut tentunya yang tidak diinginkan terjadi dalam
sebuah organisasi, bahkan oleh yang sudah mapan sekalipun.
2)
Koordinasi antar Pimpinan
Parahnya lagi, koordinasi yang buruk
dapat mengarah pada komunikasi yang buruk pula. Komunikasi yang buruk antar
pimpinan tersebut dalam sebuah program dapat berakibat pada program-program
selanjutnya. Maka seringkali terjadi salah sangka dan salah paham.
3)
Peranan Konflik
Ada berbagai pandangan mengenai
konflik dalam organisasi. Pandangan tradisional mengatakan bahwa konflik
hanyalah merupakan gejala abnormal yang mempunyai akibat-akibat negatif
sehingga perlu dilenyapkan. Pendapat tradisional ini dapat diuraikan sebagai
berikut :
Ø Konflik hanya
merugikan organisasi, karena itu harus dihindarkan dan ditiadakan.
Ø Konflik ditimbulka
karena perbedaan kepribadian dan karena kegagalan dalam kepemimpinan.
Ø Konflik diselesaikan
melalui pemisahan fisik atau dengan intervensi manajemen
tingkat yang lebih tinggi.
tingkat yang lebih tinggi.
Ø Sedangkan pandangan
yang lebih maju menganggap bahwa konflik dapat berakibat baik maupun buruk.
Usaha penanganannya harus berupaya untuk menarik hal-hal yang baik dan
mengurangi hal-hal yang buruk. Pandangan ini dapat diuraikan sebagai berikut :
Ø Konflik adalah suatu
akibat yang tidak dapat dihindarkan dari interaksi organisasional dan dapat
diatasi dengan mengenali sumber-sumber konflik.
Ø Konflik pada umumnya
adalah hasil dari kemajemukan sistem organisasi
Ø Konflik diselesaikan
dengan cara pengenalan sebab dan pemecahan masalah.
Konflik dapat merupakan kekuatan untuk pengubahan positif di dalam suatu
organisasi.
Konflik dapat merupakan kekuatan untuk pengubahan positif di dalam suatu
organisasi.
v Solusi Penanganan
Konflik Dalam Organisasi
Berikut adalah solusi dalam
penanganan konflik maupun permasalahan dalam organisasi
ü Introspeksi diri
ü Mengevaluasi pihak
yang terlibat
Sangat penting bagi kita untuk
mengetahui pihak-pihak yang terlibat. Kita dapat mengidentifikasi kepentingan apa saja yang mereka miliki,
bagaimana nilai dan sikap mereka atas konflik tersebut dan apa perasaan mereka
atas terjadinya konflik. Kesempatan kita untuk sukses dalam menangani konflik
semakin besar jika kita meliha konflik yang terjadi dari semua sudut pandang.
Ø Identifikasi sumber
masalah
Sumber konflik sebaiknya dapat
teridentifikasi sehingga sasaran penanganannya lebih terarah kepada sebab
konflik.
Ø Mengetahui pilihan
penyelesaian atau penanganan konflik yang ada dan memilih yang tepat.
Spiegel (1994) menjelaskan ada lima
tindakan yang dapat kita lakukan dalam penanganan konflik :
a)
Berkompetisi
Tindakan ini dilakukan jika kita
mencoba memaksakan kepentingan sendiri diatas kepentingan pihak lain. Pilihan
tindakan ini bisa sukses dilakukan jika situasi saat itu membutuhkan keputusan
yang cepat, kepentingan salah satu pihak lebih utama dan pilihan kita sangat
vital. Hanya perlu diperhatikan situasi menang – kalah (win-win solution) akan
terjadi disini. Pihak yang kalah akan merasa dirugikan dan dapat menjadi
konflik yang berkepanjangan. Tindakan ini bisa dilakukan dalam hubungan
atasan-bawahan, dimana atasan menempatkan kepentingannya (kepentingan
organisasi) di atas kepentingan bawahan.
b)
Menghindari konflik
Tindakan ini dilakukan jika salah
satu pihak menghindari dari situsasi tersebut secara fisik ataupun psikologis.
Sifat tindakan ini hanyalah menunda konflik yang terjadi. Situasi menag kalah
terjadi lagi disini. Menghindari konflik bisa dilakukan jika masing-masing
pihak mencoba untuk mendinginkan suasana, mebekukan konflik untuk sementara.
Dampak kurang baik bisa terjadi jika pada saat yang kurang tepat konflik
meletus kembali, ditambah lagi jika salah satu pihak menjadi stres karena
merasa masih memiliki hutang menyelesaikan persoalan tersebut.
c)
Akomodasi
Yaitu jika kita mengalah dan
mengorbankan beberapa kepentingan sendiri agar pihak lain mendapat keuntungan
dari situasi konflik itu. Disebut juga sebagai self sacrifying behaviour. Hal
ini dilakukan jika kita merasa bahwa kepentingan pihak lain lebih utama atau
kita ingin tetap menjaga hubungan baik dengan pihak tersebut. Pertimbangan
antara kepentingan pribadi dan hubungan baik menjadi hal yang utama di sini.
d)
Kompromi
Tindakan ini dapat dilakukan jika ke
dua belah pihak merasa bahwa kedua hal tersebut sama–sama penting dan hubungan
baik menjadi yang utama. Masing-masing pihak akan mengorbankan sebagian
kepentingannya untuk mendapatkan situasi menang-menang (win-win solution).
e)
Berkolaborasi
Menciptakan situasi menang-menang
dengan saling bekerja sama
Cara
pemecahan masalah itu sendiri tergantung seberapa kreatifkah kita menyikapi
masalah, dan bagaimana mengambil cara yang terbaik dalam memecahkan suatu
masalah. Sayangnya, pilihan pertama yang mereka ambil seringkali bukanlah
solusi terbaik. Secara tipikal, dalam pemecahan masalah, kebanyakan orang
menerapkan solusi yang kurang dapat diterima atau kurang memuaskan, dibanding
solusi yang optimal atau yang ideal (Whetten & Cameron, 2002). Pemecahan
masalah yang tidak optimal ini, bukan tidak mungkin dapat memunculkan masalah
baru yang lebih rumit dibandingkan dengan masalah awal.
DAFTAR PUSTAKA
Burhanuddin
Yusak. 2005. “Administrasi Pendidikan”, Pustaka Setia,
Bandung.
Dewa
Ketut Sukardi. 2008. Pengantar Pelaksanaan Program Bimbingan dan
Konseling Di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.
Gunawan
Ary H. 1996 .“Administrasi pendidikan sekolah” . Rineka Cipta:
Jakarta.
H.M.
Daryanto, Drs. Administrasi pendidikan. 2001. Jakarta :
PT. Rineka Cipta.
http://prittadesica.wordpress.com/ (di unduh pada tangal 15 februari 2014)
http://imamfahruzisulistyono.blogspot.com (di unduh pada tangal 15 februari 2014)
http//.www.budifilo.wordpress.com.
(di unduh pada tangal 15 februari 2014)
Prayitno dan Erman Amti. 1999.
Dasar-dasar Bimbingan dan Konseling. Jakarta: Rineka Cipta.
Riezkaratna73.blogspot.com
(di unduh pada tangal 15 februari 2014)
Tohirin.
2009. Bimbingan dan Koseling Di Sekolah dan Madrasah. Jakarta: Raja
Grafindo Persada.
T. Hani
Handoko. 1997. Manajemen. Yogyakarta: BPFE
Thantawi R. MA. 1995. Manajemen
Bimbingan dan Konseling. Jakarta: PT. Pamator Pressindo
www.wikipedia.org (di unduh
pada tangal 15 februari 2014)
yohanes-suraja.blogspot.com
(di unduh pada tangal 15 februari 2014)