Oleh: Jumadi Tuasikal
A.
Konsep
Administrasi
Administrasi pendidikan terdiri dari
2 kata yang masing-masing mempunyai pengetian tersendiri. kata administrasi
menurut asal katanya berasal dari bahasa latin. Ad dan Ministrae,
ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan
memenuhi, jadi tugas utama seorang adminisatrator/manajer adalah memberikan
layanan prima.
Administrasi adalah kata kerja
sedangkan kata bendanya adalah administration dan kata sifatnya adalah
administratiavus. dalam kegiatan sehari-hari untuk istilah administrasi dibagi
menjadi 2 pengertian yaitu: Administrasi dalam pengertian yang sempit adalah
suatu pekerjaan tata usaha dalam kantor Administrasi dalam pengertian yang luas
adalah seluruh proses kerja sama orang atau lebih dalam mencapai tujuan
bersama.
Defenisi
administrasi menurut para ahli:
1.
Leonard D White merumuskan sebaagai
"administration is a process comman to all group effort public or
provaate, civil or millitaaary, large scaale or smaall scall"
(administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha
kelompok baik usaha pemerintah, ataupun swasta, sipil atau militer baik secara
besar-besaran ataupun kecil-kecilaan)
2.
H.A.Simon "administration can be defined
aas the aactivitiesa if group cooperating to accomplish common goals"
(administrasi dapat didefenisikan sebagai kegiatan kelompok orang-orang yaang
melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)
3.
Dwoght Waldo "administrasi adalah suaatu
bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalaiteit
yaang tinggi":
4.
The Lianag Gie "administrasi adalah
segenap proses penyelenggaraaaan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan tertentu". defenisi ini mendapat perubahan yatiu
peoses penyelenggaraan diganti dengan rangkaian penaataaan. kemudian lebih
disempurnakan yaitu administraasi adalah segenap rangkaian kegiatan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapaai
tujuan tertentu.
5.
S.p Siagiaan " adalah keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
6.
Parajudi Atmosudirjo administrasi adalah
pengendalian dan penggerakk dari suatu organisasi sedemikiaan rupa sehingga
organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu
yang telah ditetapkan oleh administrator yakni kepala organisasi.
Secara keseluruhan Pengertian
Administrasi itu dapat ditinjau dari tiga sudut:
a. Administrasi dalam
arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan
orang/kelompok orang-orang yang sebagai suatu kesatuan menjalankan proses
kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama
b. Administrasi dalam
arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil ialah segala kegiatan dan
tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk juga didalamnya
tindakan untuk menenyukan tujuan itu sendiri, atau dengan kata lain bersifat
melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan pada masa yang akan
datang.
c. Administrasi sebagai
proses, sebagai proses administrasi berarti keseluruhan proses yang berupa
kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan sejak dari
penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapainya suatu tujuan.
B.
Proses
Administrasi
Administrasi dapat dialami dengan
melihat, membahas, dan memahami prosesnya. Berbuat demikhan berarti
menganalisis langkah-langkah yang harus diambil langkah-langkah yang diambil
dalam proses administari pada dasarnya terdiri dari:
1. Perumusan dan
Penentuan Tujuan Akhir
Pembahasan
teori administrasi tidak bisa tidak harus selalu dikaitkan dengan
pencapaian tujuan akhir yang ingin dicapai. Baik para teoritisi maupun para
praktisi mengakui bahwa suatu organisasi diciptakan dan administrasi dijalankan
untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Tidak terlalu
penting untuk mempersoalkan siapa yang menentukan tujuan akhir tersebut. Pada
mulanya tujuan itu ditentukan oleh para pendiri organisasi yang kemudian
diusahakan pencapaiannya oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian.
2. Perihal Strategi
Organisasi
Digunakan dalam konteks
administrasi, istilah strategi sinonim dengan kebijaksanaan dasar. Peranannya
yang paling penting ialah:
a. Sebagai langkah pertama yang diambil dalam usaha
mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
b. Sebagai dasar untuk penyusunan dan penentuan rencana.
c. Sebagai "rambu-rambu" utama penunjuk jalan
yang seyogyanya ditempuh dalam mengemudikan jalannya roda organisasi.
Suatu strategi ditetapkan
setelah melalui dua tahap yang mendahuluinya, yaitu tahap penyusunan dan tahap
perumusan. Penyusunan suatu strategi sebaiknya melibatkan seluruh jajaran
organisasi, antara lain sebagai sumber ide dan saran.
3. Penyusunan
dan Penentuan Rencana
Rencana merupakan rincian
suatu strategi sekaligus sebagai langkah pertama dalam operasionalisasi
strategi tersebut. Rencana merupakan suatu keputusan yang diambil sekarang
untuk dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu di masa depan. Sebagai rincian
strategi, rencana harus mengandung jawaban yang tepat tentang enam pertanyaan,
yaitu:
a. Apa yang akan
dikerjakan.
b. Di mana berbagai
kegiatan akan diselenggarakan.
c. Bilamana berbagai
kegiatan itu akan dilaksanakan.
d. Metode dan teknik
kerja apa yang akan diterapkan.
e. Siapa yang akan
melakukan apa, dan
f. Mengapa semua itu harus
dilakukan
4.
Penyusunan Program Kerja
Suatu rencana bagaimanapun
lengkapnya, masih perlu dijabarkan secara sistematik. Hasil penjabaran itu
adalah suatu program kerja yang rinci. Rinci antara lain berarti:
a. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan apa, bilamana,
di mana, bagaimana, siapa dan mengapa.
b. Terjadi kuantifikasi dari hasil-hasil yang diharapkan
tercapai di samping kejelasan tentang mutu hasil pekerjaan sepanjang hasil
tersebut dapat dikuantifikasikan.
c. Terdapat kriteria pengukuran hasil dan prestasi kerja
yang obyektif dan rasional.
d. Disusun sedemikian rupa sehingga tidak lagi
diinterpretasikan.
e. Terdapatnya pola pengaturan interaksi antara seorang
pelaksana dengan yang lain.
5. Kegiatan
Pengorganisasian
Pengorganisasian
merupakan fungsi organik manajemen yang kedua setelah perencanaan. Di
samping materi pembahasan tentang pengorganisasian yang telah dikemukakan di
atas, yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya.
6. Kegiatan
Penggerakan
Penggerakan merupakan salah
satu langkah penting dalam proses administrasi sekaligus merupakan salah satu
fungsi organik manajemen. Sebagai langkah dan fungsi organik, penggerakan
merupakan hal yang sangat penting, tetapi sekaligus paling sulit untuk
dilaksanakan.
7.
Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Selalu relevan untuk
menekankan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional dengan efisien, ekonomis
dan efektif merupakan salah satu kunci keberhasilan organisasi dalam usaha
mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Penyelenggaraan seluruh kegiatan
operasional merupakan indikator yang paling penting tentang tepat tidaknya
strategi, lengkap tidaknya rencana, sistematik tidaknya program kerja, cocok
tidaknya struktur dan tipe organisasi yang digunakan mewadahi berbagai
kegiatan, serta tidaknya teknik penggerakan yang digunakan.
8. Hakikat
Pengawasan dalam Proses Administrasi
Seperti telah dimaklumi
pengawasan merupakan langkah dan sekaligus salah satu fungsi organik manajemen
yang sangat penting. Dikatakan demikian karena melalui pengawasanlah diteliti
apakah hal-hal yang tercantum dalam rencana dilaksanakan dengan baik atau
tidak.
9. Penilaian Sebagai
Langkah dalam Proses Administrasi
Fungsi penilaian merupakan
salah satu langkah dalam proses administrasi. Penilaian didefinisikan sebagai
keseluruhan kegiatan pembandingan hasil yang nyatanya dicapai dengan hasil yang
seharusnya dicapai berdasarkan strategi, rencana dan program kerja yang telah
ditetapkan sebelumnya.
10. Penciptaan dan
Pemanfaatan Sistem Umpan Balik
Pengetahuan tentang
keberhasilan dan atau kekurangberhasilan itu dapat diperoleh secara lengkap
apabila para manajer mampu menciptakan dan menggunakan suatu sistem umpan balik
yang handal. Yang dimaksud dengan sistem umpan balik yang handal adalah keseluruhan
cara, metode dan teknik penyampaian informasi yang akurat, mutakhir, lengkap
dan dapat dipercaya tentang segala sesuatu yang terjadi dan tidak terjadi dalam
organisasi dikaitkan dengan seluruh langkah dalam proses administrasi yang baru
saja terjadi.
C.
Komponen
Administrasi
Komponen
administrasi adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk administrasi
banyak yang mengemukakan bahwa komponen administrasi seperti yang dikemukakan
oleh G.R Terry dengan istilah 6M yaitu man, money, materials, market, and
methods.
1. Manusia: (pelaksana yang
handal dan terampil)
2. Money : (ketersediaan
dana)
3.
Mesin : (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja,apabila
diperlukan)
4. Metode : (cara)
5. Material : (sarana
dan prasarana)
6. Market : (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan)
D.
Personil Pelaksana
Personil
pelaksana pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah adalah segenap unsur
yang terkait dalam organigram pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah
dengan koordinator dan guru pembimbing/ konselor sebagai pelaksana utamanya.
Uraian tugas masing-masing personil tersebut adalah:
1.
Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab kegiatan pendidikan secara menyeluruh,
khususnya dalam Bimbingan dan konseling Kepala sekolah memiliki tugas sebagai
berikut :
v Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pendidikan,
yang meliputi kegiatan pengajaran, pelatihan, serta bimbingan dan konseling di
sekolah;
v Menyediakan dan melengkapi sarana dan prasarana
yang diperlukan dalam kegiatan bimbingan dan konseling di sekolah;
v Memberikan kemudahan bagi terlaksananya program
bimbingan dan konseling di sekolah;
v Melakukan supervisi terhadap pelaksanaan
bimbingan dan konseling di sekolah;
v Menetapkan koordinator guru pembimbing yang
bertanggung jawab atas koordinasi pelaksanaan bimbingan dan konseling di
sekolah berdasarkan kesepakatan bersama guru pembimbing;
v Menyiapkan surat pernyataan melakukan kegiatan
bimbingan dan konseling sebagai bahan usulan angka kredit bagi guru pembimbing.
Surat pernyataan ini dilampiri bukti fisik pelaksanaan tugas;
v Mengadakan kerja sama dengan instansi lain
(seperti Perusahaan/Industri, Dinas Kesehatan, kepolisian, Depag), atau para
pakar yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan bimbingan dan konseling (seperti
psikolog, dan dokter)
2. Wakil Kepala Sekolah bertugas :
v Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan bimbingan
dan konseling kepada semua personel sekolah.
v Melaksanakan kebijakan pimpinan sekolah
terutama dalam pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling
v .Memberikan layanan orientasi seperti
pengenalan sekolah dengan lingkungannya, tata tertib dan disiplin yang di
tegakan sekolah .
3. Koordinator Bimbingan dan Konseling bertugas:
v Mengkoordinasikan para guru pembimbing dalam:
(a) memasyarakatkan pelayanan bimbingan dan konseling; (b) menyusun program
bimbingan dan konseling; (c) melaksanakan program bimbingan dan konseling; (c)
mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan konseling; (d) menilai program
bimbingan dan konseling; dan (e) mengadakan tindak lanjut
v Membuat usulan kepada kepala sekolah dan
mengusahakan terpenuhinya tenaga, sarana dan prasarana;
v Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan
bimbingan dan konseling kepada kepala sekolah
4. Konselor atau Guru Pembimbing bertugas:
v Memasyarakatkan kegiatan bimbingan dankonseling
(terutama kepada siswa).
v Merencanakan program bimbingan dan konseling
bersama kordinator BK.
v Merumuskan persiapan kegiatan bimbingan dan
konseling.
v Melaksanakan layanan bimbingan dan konseling
terhadap siswa yang menjadi tanggung jawabnya (melaksanakan layanan dasar,
responsif, perencanaan individual, dan dukungan sistem).
v Mengevaluasi proses dan hasil kegiatan layanan
bimbingan dan konseling.
v Menganalisis hasil evaluasi.
v Melaksanakan tindak lanjut berdasarkan hasil
analisis penilaian.
v Mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan
konseling.
v Mempertanggungjawabkan tugas dan kegiatan
kepada koordinator guru pembimbing atau kepada kepala sekolah.
v Menampilkan pribadi sebagai figur moral yang
berakhlak mulia (seperti taat beribadah, jujur; bertanggung jawab; sabar;
disiplin; respek terhadap pimpinan, kolega, dan siswa).
v Berpartisipasi aktif dalam berbagai kegiatan
sekolah yang menunjang peningkatan mutu pendidikan di sekolah
5. Guru Mata Pelajaran bertugas :
v Membantu memasyarakatkan layanan bimbingan dan
konseling kepada siswa.
v Melakukan kerja sama dengan guru pembimbing
dalam mengidentifikasi siswa yang memerlukan bimbingan dan konseling.
v Mengalihtangankan (merujuk) siswa yang
memerlukan bimbingan dan konseling kepada guru pembimbing.
v Mengadakan upaya tindak lanjut layanan
bimbingan dan konseling (program perbaikan dan program pengayaan, atau remedial
teaching).
v Memberikan kesempatan kepada siswa untuk
memperoleh layanan bimbingan dan konseling dari guru pembimbing
v Membantu mengumpulkan informasi yang diperlukan
dalam rangka penilaian layanan bimbingan dan konseling
v Menerapkan nilai-nilai bimbingan dalam PBM atau
berinteraksi dengan siswa, seperti : bersikap respek kepada semua siswa,
memberikan kesempatan kepada siswa untuk bertanya, atau berpendapat, memberikan
reward kepada siswa yang menampilkan perilaku/prestasi yang baik, menampilkan
pribadi sebagai figur moral yang berfungsi sebagai ”uswah hasanah”.
6. Wali Kelas bertugas:
v Membantu guru pembimbing melaksanakan layanan
bimbingan dan konseling yang menjadi tanggung jawabnya.
v Membantu memberikan kesempatan dan kemudahan
bagi siswa, khususnya di kelas yang menjadi tanggung jawabnya, untuk mengikuti
layanan bimbingan dan konseling.
v Memberikan informasi tentang keadaan siswa
kepada guru pembimbing untuk memperoleh layanan bimbingan dan konseling.
v Menginformasikan kepada guru mata pelajaran
tentang siswa yang perlu diperhatikan secara khusus dalam belajarnya.
7. Staf Administrasi
v Membantu guru pembimbing (konselor) dan
koordinator BK dalam mengadministrasikan seluruh kegiatan bimbingan dan
konseling di sekolah;
v Membantu guru pembimbing dalam menyiapkan
seluruh kegiatan bimbingan dan konseling.
v Membantu guru pembimbing dalam menyiapkan
sarana yang diperlukan dalam layanan bimbingan dan konseling
v Menerima, menyimpan dan memberikan data atau
informasi yang di perlukan untuk kelancaran program layanan.
E.
Kegiatan Administrasi
Kegiatan-kegiatan administrasi tersebut secara
singkat dapat dimengerti sebagai berikut.
1.
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses
pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan
wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu struktur atau susunan
organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan. Hasil dari kegiatan pengorganisasian ini yaitu
struktur organisasi beserta hubungan wewenang dan tanggungjawabnya.
2.
Manajemen adalah rangkaian kegiatan menentukan tujuan, merencanakan,
menggerakkan atau mengkoordinasi, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan untuk
menjamin pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.
3.
Tatainformasi atau tatausaha adalah perbuatan mengenai
pembuatan, pengiriman, peminjaman, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan
keterangan untuk menunjang dan memperlancar usaha kerjasama untuk mencapai
tujuan yang ditetapkan.
4.
Tatakomunikasi atau tatahubungan adalah kegiatan berupa
penyampaian pesan (data, informasi, keterangan, berita) mengenai sesuatu hal
atau peristiwa yang ada atau terjadi dalam rangka usaha kerjasama untuk
mencapai tujuan yang ditetapkan.
5.
Tatakepegawaian adalah perbuatan mengurus penggunaan tenaga
kerja manusia yang berupa penentuan kebutuhan tenaga kerja, pencarian,
pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, penggajian,
penyejahteraan, pengembangan, pemutasian, promosi, dan pemberhentian tenaga
kerja dalam rangka suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
6.
Tatakeuangan adalah perbuatan berupa penyusunan anggaran
belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan
pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan
yang ditetapkan.
7.
Tataperbekalan adalah kegiatan berupa pengadaan, pencatatan,
pengaturan pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran barang-barang dalam usaha
kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
8.
Tata hubungan masyarakat adalah perbuatan mengusahakan saling
pengertian dan hubungan baik antara suatu organisasi dengan masyarakat
sekitarnya
F.
Masalah dan Solusi
Diantara
masalah yang timbul dalam pelaksanakan administrasi bimbingan dan konseling
adalah:
1.
Dalam hal peran
dan fungsi personalia dalam pelaksanaan administrasi sering kali tidak
mengetahui secara pasti tanggung jawabnya sesuai dengan aturan main yang
sebenarnya dalam lingkup sekolah.
2.
Masih
kurangnya sarana dan prasaran dalam menunjang kelancaran sistem administrasi
yang di butuhkan di sekolah-sekolah yang di dalamnya termasuk Fasilitas
untuk pelayanan (tempat kegiatan, instrumen BK, Perangkat elektronik, buku
panduan dan lain-lain)
3.
Masih adanya
ketimpangan antara jumlah guru pembimbing dengan jumlah siswa asuh, akibatnya
guru pembimbing tidak maksimal dalam menjalankan tugasnya
Dalam rangka menanggulangi atau
mengurangi masalah-masalah dalam pelaksanaan administrasi dapat di lakukan
dengan berbagai solusi, diantaranya dilaksanakan melalui:
1.
Kerja sama antara guru pembimbing/konselor
2.
Kerja sama antarpersonil sekolah
3.
Kegiatan pengawasan yang sesuai standar oleh pengawas
sekolah bidang bimbingan dan konseling
4.
Pengembangan fasilitas layanan
5.
Pertemuan kesejawatan professional, penataran,
lokakarya, pertemuan ilmiah, keikutsertaan dalam organisasi profesi bk dan
studi lajutan
DAFTAR PUSTAKA
Burhanuddin
Yusak. 2005. “Administrasi Pendidikan”, Pustaka Setia,
Bandung.
Dewa
Ketut Sukardi. 2008. Pengantar Pelaksanaan Program Bimbingan dan
Konseling Di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.
Gunawan
Ary H. 1996 .“Administrasi pendidikan sekolah” . Rineka Cipta:
Jakarta.
H.M.
Daryanto, Drs. Administrasi pendidikan. 2001. Jakarta :
PT. Rineka Cipta.
http://prittadesica.wordpress.com/ (di unduh pada tangal 15 februari 2014)
http://imamfahruzisulistyono.blogspot.com (di unduh pada tangal 15 februari 2014)
http//.www.budifilo.wordpress.com.
(di unduh pada tangal 15 februari 2014)
Prayitno dan Erman Amti. 1999.
Dasar-dasar Bimbingan dan Konseling. Jakarta: Rineka Cipta.
Riezkaratna73.blogspot.com
(di unduh pada tangal 15 februari 2014)
Tohirin.
2009. Bimbingan dan Koseling Di Sekolah dan Madrasah. Jakarta: Raja
Grafindo Persada.
T. Hani
Handoko. 1997. Manajemen. Yogyakarta: BPFE
Thantawi R. MA. 1995. Manajemen
Bimbingan dan Konseling. Jakarta: PT. Pamator Pressindo
www.wikipedia.org (di unduh
pada tangal 15 februari 2014)
yohanes-suraja.blogspot.com
(di
unduh pada tangal 15 februari 2014)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar